Comment choisir un logiciel de gestion de notes de frais ?

Afin de permettre à vos collaborateurs d’avoir plus de temps et de se concentrer au mieux à leurs tâches respectives, vous avez décidé d’externaliser la gestion des notes de frais. Et pour cela, vous souhaitez vous servir d’un bon logiciel de gestion. Vous en cherchez un qui soit apte à répondre à tous vos besoins. Seulement, vous ne savez comment choisir. Trouvez ici des conseils pour bien choisir un logiciel de gestion de notes de frais.

Le logiciel doit avoir de bonnes fonctionnalités 

Le logiciel de gestion de notes de frais est un outil fondamental pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Et pour en avoir un, vous devez veiller à ce que celui sur lequel vous portez votre choix ait de bonnes fonctionnalités et soit facile à intégrer à votre système.

En effet, pour qu’un logiciel soit efficace, il doit avoir un minimum de fonctions bien conçues parmi lesquels : la reconnaissance des caractères, la classification des dépenses, l’identification des erreurs, la détection des fraudes, la génération des rapports et un contrôle multiniveau. Ainsi, vous parviendrez non seulement à mieux gérer vos frais, mais aussi à éviter et à détecter les fraudes.

Un logiciel aussi riche de fonctionnalité doit pouvoir être facilement intégrable, de manière à être compatible avec le reste du système informatique. 

Le logiciel doit répondre aux exigences légales

De plus en plus de professionnels et non professionnels mettent sur le marché, des logiciels multiformes dont certains ne répondent pas aux normes prescrites par la loi. Il est donc important de veiller à ce que l’application choisie pour votre entreprise soit légale et respecte les normes des différentes administrations soit l’impôt et l’URSSAF. Ceci concerne en grande partie le paramétrage du logiciel. En effet, la loi étant constamment en évolution, le logiciel que vous choisissez doit pouvoir tenir sur le long terme en répondant aux exigences et aux besoins à travers les différentes possibilités de paramétrage qu’il offre.

Vérifier la qualité du SAV qu’offre l’application

Bien que les logiciels de logiciels de notes de frais soient vendus avec un mode d’emploi bien conçu, il reste courant de faire face à une difficulté de manipulation, de configuration ou de maintenance qui nécessite une assistance. Vous aurez donc besoin de choisir un logiciel offre un SAV (service après vente) de qualité. Ainsi, vous pourrez contacter facilement le service client de l’entreprise qui vous a vendu l’appli pour vous faire guider ou prendre un renseignement. Et pour vérifier la qualité du SAV, vous devez vous renseigner sur le moyen de contact de la team (par mail, tchat ou téléphone ?). En conclusion, assurez-vous également que l’équipe qui gère le service après vente soit suffisamment réactif de manière à vous permettre de venir rapidement si vous faites face à un souci majeur.